Come prevedere le tempistiche corrette per le tue etichette?

In azienda ogni fase del lavoro è interconnessa, e anche quella che può sembrare solo una semplice etichetta in realtà è tutt’altro che un dettaglio all’interno del flusso lavorativo. Se non è disponibile nel giusto momento e nelle giuste quantità, l’etichetta può infatti bloccare l’intera filiera.

Le aziende che lavorano con referenze soggette a scadenze, lanci a scaffale o normative stringenti come quelle dell’alimentare sanno che i tempi, se non rispettati, diventano un rischio concreto di generare problemi di diverso tipo.

Ecco cosa può accadere se il tuo etichettificio non rispetta le tempistiche a causa di imprevisti o gestioni poco attente del lavoro (e come metterti al riparo da questi rischi).

Ritardi produttivi e blocchi in linea La produzione è legata indissolubilmente a un flusso puntuale di materiali. Se le etichette per i tuoi prodotti non arrivano, tutto si ferma. Se sono state consegnate delle etichette sbagliate, una cosa da non fare è procedere con etichette provvisorie o incomplete nell’attesa che arrivino quelle corrette, assumendosi in questo modo rischi non banali di non conformità.

Il problema nasce spesso a monte: si sottovaluta il tempo necessario per finalizzare una bozza, validare un contenuto, ricevere il campione approvato delle etichette richieste. Se l’ordine viene gestito a ridosso della produzione, ogni ostacolo, anche il più piccolo, diventa un collo di bottiglia.

Errori nella bozza delle tue etichette: controllare è una tua responsabilità

Quando ricevi la bozza di un’etichetta, non dare per scontato che sia corretta in ogni dettaglio. Anche se l’etichettificio lavora con competenza, il controllo finale resta a carico del cliente, cioè della tua azienda, perché sei tu a sapere quali sono le informazioni da riportare, la dimensione dei marchi, l’altezza dei caratteri o altre variabili che devono essere rispettate.

Per questo sulle bozze trovi la dicitura “Visto, si stampi”: per dire che la bozza è stata controllata e approvata dal committente, e che quindi l’etichettificio è autorizzato a stamparla.

Hai verificato la leggibilità dei testi? Le informazioni obbligatorie sono tutte presenti? La grafica è aggiornata in base alle tue indicazioni? Le quantità, i codici a barre, le dichiarazioni nutrizionali sono coerenti?

Spesso per fare in fretta si approva senza un controllo approfondito, ma ogni svista può generare una non conformità. E correggerla a valle, cioè quando la stampa è già partita, è un problema molto più costoso, perché può voler dire richiamare i prodotti già a scaffale.

Nei settori strettamente regolamentati come alimentare, cosmetico o farmaceutico, l’etichetta è anche un documento legale. Deve riportare informazioni precise e aggiornate, coerenti con le normative di settore e con quanto comunicato nei documenti commerciali.

Un’etichetta incompleta o errata può comportare:

• multe in fase di ispezione,
• blocchi alla dogana per esportazione,
• ritiro del prodotto dai punti vendita,
• contenziosi legali con il distributore.

Le tempistiche strette spesso impediscono un controllo adeguato, ma è essenziale prevedere un tempo operativo sufficiente in modo che ogni attore, dal reparto qualità, al marketing, all’ufficio legale, possa fare la propria parte.

Il problema si fa più grave quando l’approvazione delle bozze arriva all’ultimo minuto o, peggio ancora, in ritardo. In questo caso, i margini per gestire modifiche, controlli e revisioni si azzerano. E aumenta il rischio per la tua azienda di ritrovarsi con errori sulle etichette.

Attenzione anche alla modifica dei quantitativi d’ordine: se aumenti le quantità di etichette che ti servono appena prima di andare in stampa, potrebbe non esserci abbastanza materia prima per soddisfare le tue esigenze. L’etichettificio, infatti, esegue i suoi approvvigionamenti sulla base degli accordi che avete preso.

Costi extra, urgenze e perdita di efficienza

Una gestione dell’etichetta fuori tempo genera una catena di conseguenze: gli invii delle nuove bozze si fanno sempre più urgenti, si producono delle tirature ridotte, ci si riduce a lavorare magari con orari proibitivi e spedizioni fuori contratto.

Un’etichetta non controllata con cura può portare a rifacimenti, sprechi, contestazioni. Peggio ancora: può invalidare una produzione già confezionata, rendendola invendibile. E può scontentare i clienti, portando nel peggiore dei casi a penali per la pubblicazione di informazioni fuorvianti.

Tutti costi evitabili se l’ordine fosse partito prima, con una bozza approvata senza fretta e accuratamente.

Prevedi i tempi di testing

Hai realizzato una nuova etichetta? Ricorda che devi avere anche il tempo di testarla. La fase di testing è essenziale per valutare non solo la resa ma anche le performance della tua etichetta, e bypassarla può mettere a rischio il risultato.

Soprattutto se lavori in un settore che richiede, ad esempio, che i tuoi prodotti vengano conservati in atmosfere particolari o proibitive, nel freezer o in ambienti umidi, devi dare all’etichettificio il tempo di fare delle valutazioni precise sul progetto che ti propone.

Come gestire al meglio tempistiche e controlli

Certo, un imprevisto sul lavoro può sempre capitare. Ma ci sono delle prassi che puoi mettere in atto per assicurarti di gestire nel modo più efficiente la produzione delle tue etichette:

• Richiedi la bozza con adeguato margine di tempo: chiedere una bozza a ridosso della stampa di una grande tiratura non è una buona idea. L’ideale è che venga approvata con un anticipo sufficiente a fare i montaggi, produrre i cliché, eseguire gli ordini di produzione, occuparsi dell’approvvigionamento della materia prima e degli imballi… le cose da fare sono tante, la produzione non comincia e non finisce con la stampa: ci sono fasi che la precedono e altre che la seguono e per le quali vanno considerati i tempi tecnici necessari.
• Per evitare errori, limita le richieste di modifiche ai casi assolutamente necessari. Se proprio devi eseguire delle variazioni, raccoglile in un unico pacchetto e passale tutte assieme all’etichettificio. Questo consentirà di avere tutti i dati sotto controllo e di limitare il rischio di imprecisioni.Ricorda: una volta richieste, le modifiche devono anche essere effettuate, e questo richiede a sua volta del tempo. Un continuo invio di comunicazioni di modifica all’etichettificio aumenta il rischio di errori, fa sprecare tempo al tuo team (che deve ricontrollare diverse bozze) e ti fa accumulare ritardi non recuperabili.
• Definisci un processo interno di validazione: avere una procedura standard di controllo delle etichette ti aiuta a evitare imprevisti. Chi verifica i contenuti legali? Chi controlla la grafica? Chi approva l’aspetto commerciale? Formalizzare questi incarichi significa evitare che qualcosa sfugga.
  Anche una semplice checklist può evitare errori costosi!
• Comunica bene con il tuo fornitore: se la bozza non è chiara, se c’è un dubbio sul colore o sulla disposizione di un testo, chiedi chiarimenti. Ricorda che la stampa non deve mai partire in assenza di un’approvazione scritta, puntuale e consapevole, ma che una volta che hai firmato il tuo ok non si torna indietro. Meglio una domanda in più oggi che una ristampa domani.
• Pianifica gli ordini ricorrenti: se sai che un prodotto va ristampato ogni tre mesi, non aspettare ma anticipa l’ordine. Un etichettificio esperto ti aiuta a definire le scorte minime, i tempi tecnici e le soglie di riordino. Non serve correre ogni volta!

Come si fa a non ritrovarsi in difficoltà se ci sono degli imprevisti sul lavoro? Ci si deve far affiancare da partner qualificati e si deve avere un solido sistema organizzativo. Solo così è possibile “assorbire” eventuali ritardi senza mettere la produzione sotto stress.

Noi di BEL abbiamo sviluppato un know-how d’eccellenza nella progettazione e nella realizzazione di etichette. Dalla nostra esperienza è nato Easy LaBEL System, il sistema TUTTO incluso con cui gestiamo interamente il processo di creazione delle tue etichette in modo organizzato, trasparente e sicuro.

Grazie a Easy LaBEL System garantiamo per ogni etichetta non solo il rispetto delle tempistiche concordate, ma anche:

• Consulenza e assistenza;
• Selezione e test dei materiali;
• Flessibilità e massima personalizzazione;
• Ottimizzazione degli acquisti del cliente;
• Sistema di controllo e gestione delle non conformità.