In einem Unternehmen sind alle Arbeitsphasen miteinander verknüpft – und selbst das, was auf den ersten Blick wie ein einfaches Etikett erscheint, ist in Wirklichkeit weit mehr als ein Detail im gesamten Produktionsfluss. Wenn das Etikett nicht rechtzeitig oder nicht in der benötigten Menge verfügbar ist, kann es die gesamte Lieferkette zum Stillstand bringen.
Unternehmen, die mit verderblichen Produkten, geplanten Markteinführungen oder strengen Vorschriften – wie im Lebensmittelbereich – arbeiten, wissen genau: Werden die Zeitvorgaben nicht eingehalten, besteht ein reales Risiko, dass daraus verschiedenste Probleme entstehen.
Hier erfahren Sie, was passieren kann, wenn Ihr Etikettenlieferant aufgrund unvorhergesehener Ereignisse oder mangelhafter Planung die vereinbarten Termine nicht einhält und wie Sie sich wirksam davor schützen können.
Produktionsverzögerungen und Linienstopps
Die Produktion ist untrennbar mit einem präzisen Materialfluss verbunden.
Wenn die Etiketten für Ihre Produkte nicht rechtzeitig eintreffen, kommt die gesamte Linie zum Stillstand. Und wenn versehentlich falsche Etiketten geliefert werden, sollte man eines unbedingt vermeiden: die Verwendung provisorischer oder unvollständiger Etiketten, während man auf die richtige Lieferung wartet – denn das bedeutet, ein erhebliches Risiko von Nichtkonformitäten einzugehen.
Das Problem entsteht oft schon im Vorfeld: Der Zeitaufwand für die Freigabe von Layouts, die Inhaltsprüfung oder den Erhalt der freigegebenen Musteretiketten wird häufig unterschätzt. Wenn eine Bestellung erst kurz vor Produktionsbeginn aufgegeben wird, kann jedes Hindernis – selbst ein kleines – schnell zu einem Engpass werden.
Fehler im Etikettenentwurf: Die Kontrolle liegt in Ihrer Verantwortung
Wenn Sie den Entwurf eines Etiketts erhalten, sollten Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass jedes Detail korrekt ist. Auch wenn die Etikettendruckerei mit großer Sorgfalt arbeitet, liegt die endgültige Prüfpflicht beim Kunden – also bei Ihrem Unternehmen. Denn nur Sie wissen genau, welche Informationen angegeben werden müssen, wie groß die Markenlogos erscheinen sollen, welche Schriftgrößen vorgeschrieben sind und welche weiteren Parameter eingehalten werden müssen.
Aus diesem Grund findet sich auf den Freigabeunterlagen der Hinweis „Gesehen und zum Druck freigegeben“ – ein Zeichen dafür, dass der Entwurf vom Auftraggeber geprüft und freigegeben wurde und die Druckerei somit zum Druck autorisert ist.
Haben Sie die Lesbarkeit überprüft? Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Ist die Grafik gemäß Ihren Vorgaben aktualisiert? Sind Mengenangaben, Barcodes und Nährwertdeklarationen korrekt und stimmig?
Oft wird – aus Zeitdruck – eine Freigabe erteilt, ohne die Etiketten gründlich zu prüfen. Doch jeder übersehene Fehler kann zu einer Nichtkonformität führen.
Und eine Korrektur im Nachhinein, also wenn der Druck bereits läuft, ist deutlich teurer – im schlimmsten Fall müssen Produkte sogar aus dem Handel zurückgerufen werden.
In stark reglementierten Branchen wie Lebensmittel, Kosmetik oder Pharma ist das Etikett zugleich ein rechtlich relevantes Dokument. Es muss präzise und aktuelle Informationen enthalten, die mit den geltenden Branchenvorschriften und den kommerziellen Unterlagen übereinstimmen.
Ein unvollständiges oder fehlerhaftes Etikett kann schwerwiegende Folgen haben:
- Geldstrafen bei Kontrollen,
- Zollstopps bei Exporten,
- Rückrufe aus dem Handel,
- rechtliche Auseinandersetzungen mit Vertriebspartnern.
Enge Zeitpläne erschweren häufig eine sorgfältige Kontrolle – doch es ist unerlässlich, ausreichend Bearbeitungszeit einzuplanen, damit alle Abteilungen, vom Qualitätsmanagement über das Marketing bis zur Rechtsabteilung, ihren Beitrag leisten können.
Das Problem wird besonders kritisch, wenn die Druckfreigabe in letzter Minute oder sogar verspätet erfolgt. Dann bleibt kein Spielraum mehr für Korrekturen, Prüfungen oder Anpassungen . Und das Risiko, dass sich Fehler auf den Etiketten einschleichen, steigt erheblich.
Auch Änderungen der Bestellmengen kurz vor dem Druck können problematisch sein: Wenn Sie die benötigte Etikettenmenge kurzfristig erhöhen, steht möglicherweise nicht genügend Rohmaterial zur Verfügung, um den Bedarf zu decken. Denn die Etikettendruckerei beschafft ihre Materialien auf Basis der vereinbarten Spezifikationen.
Zusatzkosten, Eilaufträge und Effizienzverluste
Eine nicht rechtzeitig geplante Etikettenproduktion löst eine ganze Kette von Folgen aus: Die Freigabe neuer Entwürfe wird immer dringender, es müssen Kleinauflagen produziert werden, und häufig wird unter Zeitdruck, mit Überstunden oder außerplanmäßigen Lieferungen gearbeitet.
Ein nicht sorgfältig geprüftes Etikett kann zu Neudrucken, Materialverschwendung und Reklamationen führen. Im schlimmsten Fall kann es sogar eine bereits verpackte Produktion entwerten – das Produkt wird unverkäuflich. Auch Kundenunzufriedenheit oder Vertragsstrafen wegen irreführender Angaben sind mögliche Konsequenzen.
All diese Kosten wären vermeidbar, wenn der Auftrag frühzeitig gestartet und die Druckfreigabe ohne Zeitdruck und mit der nötigen Sorgfalt erfolgt wäre.
Testphasen einplanen
Sie haben ein neues Etikett entwickelt? Dann denken Sie daran: Sie müssen auch Zeit für Tests einplanen. Die Testphase ist entscheidend, um nicht nur die optische Qualität, sondern auch die technischen Leistungsmerkmale Ihres Etiketts zu prüfen.
Wer diesen Schritt überspringt, riskiert das Endergebnis.
Gerade in Branchen, in denen Produkte unter besonderen oder anspruchsvollen Bedingungen gelagert werden – etwa im Tiefkühlbereich oder in feuchten Umgebungen –, braucht die Etikettendruckerei ausreichend Zeit, um eine präzise Bewertung des Projekts vorzunehmen und die optimale Lösung vorzuschlagen.
Wie Sie Zeitpläne und Prüfprozesse optimal steuern
Natürlich kann es im Arbeitsalltag immer zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen. Doch mit einigen bewährten Vorgehensweisen können Sie die Produktion Ihrer Etiketten effizient und ohne unnötige Risiken steuern:
- Fordern Sie den Druckentwurf mit ausreichendem Zeitpuffer an: Eine Druckfreigabe kurz vor dem Start einer großen Auflage ist keine gute Idee. Idealerweise sollte die Freigabe so früh erfolgen, dass alle vorbereitenden Schritte – Montage, Klischeeherstellung, Produktionsplanung, Material- und Verpackungsbeschaffung – rechtzeitig abgeschlossen werden können. Denken Sie daran: Produktion beginnt und endet nicht mit dem Druck. Es gibt vorgelagerte und nachgelagerte Phasen, für die ebenfalls technische Vorlaufzeiten eingeplant werden müssen.
- Beschränken Sie Änderungswünsche auf das Notwendige, um Fehler zu vermeiden. Jede Änderung erfordert Zeit. Wenn Anpassungen wirklich nötig sind, bündeln Sie sie in einem Paket und übermitteln Sie diese gemeinsam an die Etikettendruckerei. So bleiben alle Daten übersichtlich und das Risiko von Fehlern wird minimiert. Mehrfache Änderungsmitteilungen verursachen unnötige Kontrollen, Zeitverlust und nicht aufholbare Verzögerungen.
- Definieren Sie einen internen Freigabeprozess: Eine standardisierte Prüfroutine hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Wer überprüft die rechtlichen Angaben? Wer kontrolliert die Grafik? Wer gibt die kaufmännische Freigabe?
Durch klare Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass keine Prüfschritte ausgelassen werden – selbst eine einfache Checkliste kann teure Fehler verhindern! - Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Lieferanten. Wenn der Entwurf unklar ist oder Zweifel an Farbe oder Textanordnung bestehen, fragen Sie nach.
Der Druck darf niemals ohne schriftliche, eindeutige Freigabe starten.
Sobald Sie Ihr „OK“ gegeben haben, gibt es kein Zurück mehr. Eine zusätzliche Frage heute ist besser als ein Nachdruck morgen. - Planen Sie wiederkehrende Aufträge im Voraus. Wenn Sie wissen, dass ein Produkt alle drei Monate nachgedruckt wird, zögern Sie nicht – lösen Sie den Auftrag frühzeitig aus. Eine erfahrene Etikettendruckerei hilft Ihnen, Mindestbestände, technische Durchlaufzeiten und Nachbestellpunkte zu definieren. So vermeiden Sie Zeitdruck und halten Ihre Lieferkette stabil.
Wie lässt sich vermeiden, dass unerwartete Ereignisse die Arbeit aus dem Gleichgewicht bringen? Die Antwort liegt in der Zusammenarbeit mit qualifizierten Partnern und in einem soliden organisatorischen System. Nur so lassen sich Verzögerungen abfedern, ohne die Produktion unter Druck zu setzen.
Wir bei BEL verfügen über ein herausragendes Know-how in der Entwicklung und Herstellung von Etiketten. Aus dieser Erfahrung ist das Easy LaBEL System entstanden – das komplett integrierte System, mit dem wir den gesamten Prozess der Etikettenerstellung organisiert, transparent und sicher für Sie abwickeln.
Dank des Easy LaBEL System garantieren wir für jedes Etikett nicht nur die Einhaltung der vereinbarten Zeitpläne, sondern auch:
- Beratung und Assistenz;
- Auswahl und Test der Materialien;
- Flexibilität und maximale Personalisierung;
- Optimierung der Einkaufsprozesse;
- Kontroll- und Managementsystem bei Nichtkonformitäten.
Seine dreißigjährige Erfahrung in der Welt der Etiketten hat ihn zu einem echten Experten auf diesem Gebiet gemacht. Er ist immer auf dem neuesten Stand der technologischen Innovationen auf dem Markt und in der Lage, die spezifische Kombination von Faktoren zu finden, die das Etikett effektiv, funktionell, zuverlässig und wiederverwendbar macht.
